Bu belgenin içindekileri
Kapsam ve süre hesabı
Politika, MAXLED AYDINLATMA SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından web sitesi, bayi hesabı, ticari işlem ve dijital iletişim süreçlerinde tutulan elektronik ve fiziki kayıtlar için uygulanacak saklama/imha esaslarını açıklar. Her kayıt; amacı, kanuni yükümlülüğü, ilgili zamanaşımı ve ihtilaf durumu birlikte değerlendirilerek sınıflandırılır.
Süre başlangıcı her kayıt türü için aynı değildir. Belgenin düzenlendiği yılın sonu, ticari defterin son kaydı, ilişkinin sona ermesi veya talebin kapanması farklı başlangıçlar doğurabilir. Bir veri için uzun yasal süre bulunması, aynı dosyadaki gereksiz tüm içeriklerin o süre boyunca tutulmasını haklı kılmaz.
Kayıt türüne göre esaslar
Dar ekranda tabloyu yatay kaydırabilirsiniz.
| Kayıt grubu | Saklama ölçütü | Süre sonunda işlem |
|---|---|---|
| Ticari defter, ticari yazışma ve muhasebe dayanakları | 6102 sayılı TTK m.82 kapsamındaki belgelerde 10 yıl; başlangıç ilgili maddedeki takvim esasına göre hesaplanır | Belgeye uygulanabilen diğer zorunluluklar ve ihtilaflar kontrol edilerek imha |
| Vergi defter ve belgeleri | 213 sayılı VUK m.253 kapsamında ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayan 5 yıl; aynı belgeye TTK veya özel mevzuat daha uzun süre getirebilir | Uygulanabilir sürelerin tümü dolduğunda güvenli imha |
| Hesap ve temsil bilgileri | İlişki ve yetki sürerken gerekli kısım; sona erince yalnız hukuki yükümlülük veya hakkın korunması için gereken sınırlı kayıt | Hesap erişimini kapatma; gereksiz profil bilgisini silme veya ayrıştırma |
| Sonuçlanmayan teklif ve teknik soru | Talebin değerlendirilmesi ve makul takip ihtiyacı; ticari belgeye dönüşen veya ihtilaf konusu olan kısım ayrıca değerlendirilir | Gerekçesiz saklamama; sınıflandırılmış envantere göre silme |
| Ticari elektronik ileti izin ve ispatı | Güncel ticari ileti mevzuatındaki saklama süresi; onay ve diğer kayıtlar için başlangıç farklıdır | Ret tercihinin uygulanması korunarak gerekli ispat dışında imha |
| WhatsApp ve asistan mesaj içeriği | Kanalın bildirilen amacı ve etkin saklama ayarı; ticari belge ve hukuki ispat gereken kısım ayrıca ayrılır | Mesaj içeriğini, eklerini ve kişiyle ilişkilendirilebilen yardımcı alanları kapsamlı kontrol |
| Güvenlik günlükleri ve yedekler | Olay incelemesi, güvenli hizmet ve uygulanabilir kanuni yükümlülük kadar; yedek dönüş takvimi ayrıca dikkate alınır | Erişim kısıtı, döngü sonunda imha; geri yüklemede silme kararını yeniden uygulama |
İşleme şartlarının sona ermesi
Amaç tamamlandığında ve diğer hukuki sebepler kalmadığında kişisel veri resen veya geçerli talep üzerine imhaya alınır. Rızanın geri çekilmesi, rıza dışında başka geçerli şart bulunmayan işlemi sona erdirir. Kanuni belge saklama gereği varsa, bu gereğin kapsamı açıklanır ve veri başka amaçlarla kullanılmaz.
Devam eden dava, inceleme veya talep nedeniyle gerekli kayıt için imha geçici olarak ertelenebilir. Erteleme ilgili uyuşmazlıkla sınırlı olmalı, nedeni ve erişebilen kişiler belirlenmeli, uyuşmazlık kapandığında saklama ihtiyacı tekrar değerlendirilmelidir.
Silme, yok etme ve anonimleştirme
Silme; verinin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesidir. Yok etme, verinin hiç kimse tarafından geri getirilememesini hedefler. Anonimleştirme ise başka kayıtlarla eşleştirilse dahi kişinin belirlenememesini gerektirir. Yalnız ad veya telefon alanının boşaltılması, başka hesap ve kayıtlarla bağ devam ediyorsa anonimleştirme sayılmaz.
İmha değerlendirmesi canlı kayıtları, dosya eklerini, dışa aktarımları, destek kopyalarını ve hizmet sağlayıcı nezdindeki kopyaları kapsar. Mesaj metninin maskelenmesi tek başına tüm sistemlerin temizlendiği anlamına gelmez. Saklanması gereken sınırlı işlem/maliyet kayıtlarında kişiyle bağın sürüp sürmediği ayrıca kontrol edilir.
Periyodik kontrol ve başvurular
Saklama/imha politikası hazırlama yükümlülüğü bulunan veri sorumluları bakımından periyodik imha aralığı altı ayı geçemez. Bu yükümlülüğe tabi olmayanlar için işleme şartlarının sona ermesini izleyen üç aylık süre uygulanır. İlgili kişi başvuruları için ayrıca en geç 30 günlük cevap ve işlem değerlendirmesi esastır; periyodik takvim beklenerek başvuru yanıtsız bırakılamaz.
İmha işleminin kapsamı, yöntemi, tarihi ve sorumluları denetlenebilir şekilde kayda alınır; mevzuattaki kayıt saklama hükümleri uygulanır. Veri üçüncü kişilere aktarılmışsa şartları oluşan silme/düzeltme işlemlerinin onlara bildirilmesi ve gereken işlemlerin izlenmesi sağlanır. Başvuru yöntemleri İlgili Kişi Başvurusu sayfasındadır.
Resmi kaynaklar
Sorularınız için info@maxled.com.tr · +90 454 284 28 28
Belgenin başına dön ↑